Source ici : le guide d’auditabilité des recettes TAA
La production des éléments de facturation des séjours fait habituellement intervenir des filières de traitement d’information parallèles plus ou moins indépendantes :
• Le bureau des entrées est responsable de la gestion administrative des patients.
• L’unité médicale est responsable de la prise en charge, de la déclaration des mouvements, et de la production des documents de traçabilité de la prise en charge (comptes-rendus, prescriptions, etc.), et de la transmission des données médicales au médecin responsable de l’information médicale.
• Le DIM est responsable de la mise en forme des données médicales dans le cadre du codage des séjours.
• La pharmacie est responsable de la déclaration des molécules onéreuses et dispositifs médicaux.
• La cellule qualité et la CME de l’établissement sont responsables de l’évaluation du dossier du patient (exhaustivité et qualité des éléments médicaux et soignants constitutifs du dossier source sur lequel s’appuie le codage et la valorisation).
Dans ce cadre, pour outiller l’établissement, il est nécessaire d’industrialiser dans les logiciels de production ou de contrôle des données médico-économiques les modalités de production et de partage des éléments suivants :
• formalisation des tests de contrôle qualité (algorithme)
• description des règles de contrôle mises en œuvre (processus)
• outils de formalisation et d’extraction des résultats des tests cumulés sur l’année
• statistiques du nombre de dossiers repérés par l’application de chaque règle
• bilan du nombre de dossiers signalés en alerte par les tests
• traçabilité des retours au dossier et des corrections
• traçabilité des modifications de valorisation
• production des indicateurs de suivi par période.
À partir des fonctions de traçabilité incorporées aux logiciels de production ou de contrôle, et sur la base de statistiques de bilan sur période, le principe d’une production d’un rapport annuel du PAQ est posé, permettant la mise en perspective de l’activité réalisée par rapport aux objectifs de l’année antérieure, et la fixation d’objectifs pour l’année à venir.
Points d’attention
Les processus identifiés dépassent le seul cadre des contrôles mis en place par le DIM.
Ils se rapportent au cœur de métier de l’hôpital : l’accueil du patient et la délivrance des soins.
Le dispositif de maîtrise des risques à mettre en place remonte à des étapes situées très en amont des écritures comptables : l’accueil médico-administratif du patient et le recueil de l’activité constituent des étapes déterminantes pour la qualité des opérations comptables qui s’en suivront. C’est pourquoi les risques ont été séparés en deux classes :
• les risques d’anomalies identifiables par le DIM qui les traitera en collaboration avec les autres professionnels (par exemple avec le pharmacien pour les molécules onéreuses) ;
• les autres risques auxquels le DIM peut être confronté et qui relèvent généralement des autres métiers de la chaine de facturation dont l’identitovigilance, voire des organisations médico-soignantes.
Par ailleurs, une attention toute particulière doit être portée aux situations où le processus de codage ou de contrôle PMSI fait appel à un prestataire extérieur. Dans ce cas de figure, son impact sur l’analyse des risques doit être évalué.