Au quotidien , certains DIMs sont confrontés à la gestion des archives médicales sous couvert que le DIM est garant de la confidentialité des accès aux données de santé
Dans ce cadre , cette activité nécessite de maitriser plusieurs facettes de ce domaine spécifique , sans pour autant remplacer le travail précieux des équipes d’archivistes
Le DIM gère les archives médicales quand l’archiviste est absent dans l’établissement, sinon c’est ce service qui règle les points ci après ( 1 à 4)
- il met en place une règle de classement des dossiers par date de naissance afin de s’exonérer des logiciels GAP et autres
- il organise l’archivage des dossiers patients en conformité avec les délais réglementaires ( globalement 20 ans)
- il organise la destruction annuelle des dossiers dont l’archivage n’est plus autorisée ( globalement dès la 21ème année sans « passage » du patient durant cette période)
- il sollicite la DSI pour organiser l’archivage et la destruction des Dossiers Patients Informatisés ( CNIL et RGPD oblige) : projet SAE
- Le DIM organise avec la DSI , la consultation des seuls dossiers patients nécessaires aux contrôles externes de l’assurance maladie , en papier ou sur le DPI
- Le DIM valide les habilitations des accès au DPI pour rendre efficace ses obligations en la matière