Au quotidien , certains DIMs sont confrontés à la gestion des archives médicales du fait que le DIM est garant de la confidentialité des accès aux données de santé
Dans ce cadre , cette activité nécessite de maitriser plusieurs facettes de ce domaine spécifique , sans pour autant remplacer le travail précieux des équipes d’archivistes
Seul, le DIM gère les archives médicales car il n’y a pas d’archiviste dans l’établissement
- il met en place une règle de classement des dossiers par date de naissance afin de s’exonérer des logiciels GAP et autres
- il organise l’archivage des dossiers patients en conformité avec les délais réglementaires ( globalement 20 ans)
- il organise la destruction annuelle des dossiers dont l’archivage n’est plus autorisée ( globalement dès la 21ème année sans « passage » du patient durant cette période)
- il sollicite la DSI pour organiser l’archivage et la destruction des Dossiers Patients Informatisés ( CNIL et RGPD oblige)
Si l’établissement dispose d’un service d’archive les 4 points précédents sont à sa charge
En matière de gestion de la confidentialité des accès
- Il organise avec la DSI , la consultation des seuls dossiers patients nécessaires aux contrôles externes de l’assurance maladie , en papier ou sur le DPI
- Il valide les habilitations des accès au DPI , que la DSI met en œuvre , afin de rendre efficace ses obligations en la matière
- Il supervise la destruction des dossiers patients en collaboration avec le service des archives et la DSI , afin de rester conforme aux attendus réglementaires
- Il peut aussi contribuer efficacement à la gestion des demandes de dossiers patients par les patients ou les ayant droits
A suivre…
Je vous proposerai des supports de travail